gestion de projets (Généralités)

1. Définition d’un projet.

Un projet, c'est un objectif ou une tâche, définie par trois paramètres liés et interactifs :

-         Une description,

-         Des délais,

-         Des moyens (matériels, humains, financiers).

On distingue deux catégories de projets :

-         Les projets d'études et de services :

o      La principale difficulté réside dans l'appréciation des délais,

-         Les tâches matérielles :

o      La principale difficulté est constituée d'impondérables

Dans tout projet, on peut dire que :

-         Le coût est prioritaire,

-         On a la possibilité de diviser le temps d'exécution par deux, en doublant les moyens (si la tâche le permet),

-         Il faut prendre en compte le problème de la sécurité d'exécution,

-         Il faut toujours surveiller le délai et les coûts. Pour cela, on fait un planning que l'on met à jour quotidiennement en vérifiant l'avancement du projet

2. Les paramétre d’un projet

2.1 Paramètre Définition d’objectif

Dans un projet, l’objectif :

-         est défini avant le début de l'exécution, c'est le but du projet,

-         peut y avoir plusieurs niveaux de définition de l'objectif :

o      Général (exemple : Creuser un tunnel sous la manche... ),

o      Grandes lignes (description des lignes directrices du projet),

o      Sous-éléments (découpage en sous projets),

o      Description détaillée des sous-projets.

§       Ces différents éléments de description correspondent à différents niveaux hiérarchiques de management du projet.

-         Il  peut comprendre des sous-objectifs.

-         On fait correspondre un délai à chaque objectif.

-         L'objectif est défini par le chef de projet et son équipe.

-         Si l'objectif est précisément décrit, il n'y à pas de marge de manœuvre pour le Chef de Projet et son client.

-         Si il est décrit de façon imprécise, le Chef de Projet et le client ont la possibilité de jouer autour de l'objectif de départ

2.2 Paramètre moyens

Quel que soit la nature des moyens, ils peuvent toujours êtres évalués financièrement. On distingue toutefois :

-         Les moyens en personnel :

o      Compétence,

o      nombre,

o      prise en compte éventuelle des délais d'embauche et de formation,

o      gestion à long terme...

-         Les moyens en matériel :

o      On considère qu'ils existent dans l'entreprise et qu'ils sont mis à la disposition du Chef de Projet. Ils impliquent :

§       Des frais de fonctionnement,

§       Des frais l'entretient et de réparation,

§       Éventuellement des frais d'amortissement.

-         Des moyens financiers :

o      C'est de l'argent qui est mis à la disposition du Chef de Projet. Il peut être utilisé pour :

§       Des investissements (il faudra en vérifier la rentabilité),

§       Des frais de sous-traitance (qui ne nécessitent pas la gestion interne des compétences, des moyens et du personnel).

-         Achat de fourniture

2.3 Paramètre temps

Dans tout projet le paramètre temps est primordial.

-         Il est inexorable.

o      On ne dispose d'aucun moyen pour l'arrêter.

o      Ce qui n'a pas été fait en temps voulu devra être fait plus vite pour le rattraper.

-         Il est impliqué dans toute tâche,

-         Il est difficile à apprécier.

o      On s'aide pour cela de ratios les plus fiables possibles,

-         Il faut planifier dans le temps (ne pas gaspiller le temps),

-         Il faut continuellement vérifier l'avancement par rapport au planning,

-         Tout aléa se répercute sur le temps.

3. Le Rôle du chef de projet

Le Chef de Projet est seul pour décider. Il connaît à tout moment la situation de son projet en terme de :

-         Respect du délai,

-         Respect de l'objectif,

-         Situation financière.

Afin de connaître cela, il doit donc s'informer de tous les éléments qui interfèrent la vie de son projet :

-         Il organise des réunions de coordination et de mise au point avec les différents intervenants du projet,

-         Il constate l'avancement de visu,

-         Il fait des rapprochements entre diverses informations,

-         Il analyse les difficultés et prend les mesures nécessaires

Par son attitude et son comportement, le Chef de Projet doit inspirer la confiance vis à vis de ses responsables. Il doit aussi faire preuve de :

-         Intégrité : Afin de juger les personnes sur leur travail,

-         Ouverture :

o      Pour comprendre les problèmes des gens et les conseiller,

-         Disponibilité,

-         Fermeté,

-         Cohérence dans ses décisions :

o      Présence d'une ligne directrice

le Chef de Projet doit pouvoir rendre compte de l'état de son projet sur les :

-         Points clef du projet :

o      Temps, objectifs et état financier,

-         Difficultés rencontrées,

-         Demandes de modifications argumentées :

o      Amélioration de l'objectif initial,

o      Suite à des circonstances extérieures au projet (aléas);

o      Erreurs dues à l'équipe de projet.

On peut dire que l’action du chez de projet est en deux phases

-         Préparation et montage du projet (effectué par la même équipe):

o      Définition de l'objectif,

o      Définition des moyens,

o      Définition du délai.

-         Exécution.

4. Les outil de gestion du projet

Afin de gérer un projet il existe de nombreux outils parmi eux on peut citer :

-         La Méthode GUT

-         Les Diagrammes de

o      PERT

o      GANT

-         …

Ces outils font l’objet d’articles à venir.