1. Généralité

 

C’est en 1917 qu’un américain Henry L. Gantt a mis au point le diagramme de Gantt. Il l’a conçue pour améliorer la gestion des ateliers des entreprises. Cet outil a montré très rapidement son utilité dans la gestion de tout projet nécessitant la coordination, dans le temps, d'un ensemble de tâches.

 

Le diagramme de Gantt se présente sous la forme d'un planning présentant en ligne les tâches élémentaires d'un projet et en colonne l'échelle de temps retenue (jours, semaine, etc.). Ce tableau permet donc de visualiser d'un simple coup d'œil les différentes étapes de réalisation d'un projet et leur état d'avancement.

 

Cet outil répond à deux objectifs :

·         planifier de façon optimale,

·         Communiquer sur le planning établi et les choix qu'il impose.

 

Ce diagramme permet :

·         de déterminer les dates de réalisation d'un projet,

·         d'identifier les marges existantes sur certaines tâches,

·         De visualiser d'un seul coup d'œil le retard ou l'avancement des travaux.

 

2. Constitution d’un diagramme de Gantt.

 

On représente  dans un diagramme de Gantt :

·         en colonne les unités de temps (exprimées en mois, en semaine ou en jours),

·         En ligne les différents postes de travail (ou les différentes tâches).

 

La durée d'utilisation d'un poste de travail (ou la durée d'exécution d'une tâche) est matérialisée par une barre horizontale. Il est également fréquent de matérialiser par des flèches, les liens de dépendance entre les tâches (la flèche relie la tâche précédente à la tâche suivante). Le diagramme de base est souvent complété en ligne par la liste des ressources affectées à chacune des tâches ainsi que par divers indicateurs, fonction de la charge ou du délai, permettant d'en suivre l'avancement.

 

3. Construction d’un diagrame de Gantt.

 

En préalable à l’élaboration d’un diagramme de GANTT, il faut que toutes les taches soient clairement identifiées, hiérarchisées (relations d'antériorité) et quantifiées en terme de délai d'exécution, de charges ou de ressources nécessaires (humaines, techniques et financières).

 

La démarche à suivre, peut passer par les cinq étapes suivantes :

·         Déterminer et structurer la liste des tâches à réaliser pour mener à bien le projet.

·         Estimer les durées et les ressources des tâches identifiées.

·         Réaliser le "réseau logique".

·         Tracer le diagramme de GANTT.

 

3.1 Déterminer et structurer

 

Dans cette étape, il s’agit de déterminer et structurer la liste des tâches à réaliser pour mener à bien le projet. Afin d’identifier les tâches à réaliser il est possible d'avoir recours aux différentes techniques d'idéation ou méthodes rationnelles:

·         brainstorming,

·         synectiques,

·         groupes nominaux,

·         matrice de découverte,

·         méthode morphologique,

·         …

 

La liste obtenue doit être ensuite structurée, les tâches élémentaires regroupées en "lots de tâches" (workpackages) puis hiérarchisées les unes par rapport aux autres.

 

3.2 Estimer

 

Dans cette étape, il faut Estimer les durées et les ressources des tâches identifiées. Pour ce faire, il faut établir un tableau présentant, pour chaque tâche, sa durée de et les ressources (matérielles et/ou humaines) affectées.

 

L'unité de temps pour exprimer la durée est, fonction du type de projet à réaliser. Ce peut être la minute pour la programmation d’une émission de radio, à l'année pour un projet de promotion immobilière.

 

Il est bien sur indispensable, dans un souci d’harmonisation du diagramme final, d’utiliser les mêmes unités de temps.

 

3.3 Réaliser le réseau logique

 

Réaliser le "réseau logique" consiste à traduire visuellement les relations d’antériorité des taches.

 

Ce réseau se présente sous la forme d’un diagramme où l’ensemble des tâches est représentées et relier par des liens reprenant les relations d’antériorités et de successions. Ce tracé permet de visualiser la chronologie du projet.

 

3.4 Tracer

 

Dans cette étape, on formalise les étapes précédentes dans un diagramme de synthèse en faisant apparaître en ordonnée la liste des "lots de tâches" (workpackages) et en abscisse l'échelle de temps adopté.

 

À l'intérieur de ce cadre, les tâches sont figurées sous la forme de traits ou de rectangles d'une longueur proportionnelle à leur durée, leur position horizontale reflétant leur ordre logique d'exécution. La méthode la plus simple consiste à commencer par représenter les tâches n'ayant aucune antériorité, puis celles qui peuvent immédiatement leur succéder et ainsi de suite jusqu'à ce que toutes les tâches aient été positionnées.

1. Définition d’un projet.

 

Un projet, c'est un objectif ou une tâche, définie par trois paramètres liés et interactifs :

-         Une description,

-         Des délais,

-         Des moyens (matériels, humains, financiers).

 

On distingue deux catégories de projets :

-         Les projets d'études et de services :

o      La principale difficulté réside dans l'appréciation des délais,

-         Les tâches matérielles :

o      La principale difficulté est constituée d'impondérables

 

Dans tout projet, on peut dire que :

-         Le coût est prioritaire,

-         On a la possibilité de diviser le temps d'exécution par deux, en doublant les moyens (si la tâche le permet),

-         Il faut prendre en compte le problème de la sécurité d'exécution,

-         Il faut toujours surveiller le délai et les coûts. Pour cela, on fait un planning que l'on met à jour quotidiennement en vérifiant l'avancement du projet

 

2. Les paramétre d’un projet

 

2.1 Paramètre Définition d’objectif

 

Dans un projet, l’objectif :

-         est défini avant le début de l'exécution, c'est le but du projet,

-         peut y avoir plusieurs niveaux de définition de l'objectif :

o      Général (exemple : Creuser un tunnel sous la manche... ),

o      Grandes lignes (description des lignes directrices du projet),

o      Sous-éléments (découpage en sous projets),

o      Description détaillée des sous-projets.

§       Ces différents éléments de description correspondent à différents niveaux hiérarchiques de management du projet.

-         Il  peut comprendre des sous-objectifs.

-         On fait correspondre un délai à chaque objectif.

-         L'objectif est défini par le chef de projet et son équipe.

-         Si l'objectif est précisément décrit, il n'y à pas de marge de manœuvre pour le Chef de Projet et son client.

-         Si il est décrit de façon imprécise, le Chef de Projet et le client ont la possibilité de jouer autour de l'objectif de départ

 

2.2 Paramètre moyens

 

Quel que soit la nature des moyens, ils peuvent toujours êtres évalués financièrement. On distingue toutefois :

-         Les moyens en personnel :

o      Compétence,

o      nombre,

o      prise en compte éventuelle des délais d'embauche et de formation,

o      gestion à long terme...

-         Les moyens en matériel :

o      On considère qu'ils existent dans l'entreprise et qu'ils sont mis à la disposition du Chef de Projet. Ils impliquent :

§       Des frais de fonctionnement,

§       Des frais l'entretient et de réparation,

§       Éventuellement des frais d'amortissement.

-         Des moyens financiers :

o      C'est de l'argent qui est mis à la disposition du Chef de Projet. Il peut être utilisé pour :

§       Des investissements (il faudra en vérifier la rentabilité),

§       Des frais de sous-traitance (qui ne nécessitent pas la gestion interne des compétences, des moyens et du personnel).

-         Achat de fourniture

 

2.3 Paramètre temps

 

Dans tout projet le paramètre temps est primordial.

-         Il est inexorable.

o      On ne dispose d'aucun moyen pour l'arrêter.

o      Ce qui n'a pas été fait en temps voulu devra être fait plus vite pour le rattraper.

-         Il est impliqué dans toute tâche,

-         Il est difficile à apprécier.

o      On s'aide pour cela de ratios les plus fiables possibles,

-         Il faut planifier dans le temps (ne pas gaspiller le temps),

-         Il faut continuellement vérifier l'avancement par rapport au planning,

-         Tout aléa se répercute sur le temps.

 

3. Le Rôle du chef de projet

 

Le Chef de Projet est seul pour décider. Il connaît à tout moment la situation de son projet en terme de :

-         Respect du délai,

-         Respect de l'objectif,

-         Situation financière.

 

Afin de connaître cela, il doit donc s'informer de tous les éléments qui interfèrent la vie de son projet :

-         Il organise des réunions de coordination et de mise au point avec les différents intervenants du projet,

-         Il constate l'avancement de visu,

-         Il fait des rapprochements entre diverses informations,

-         Il analyse les difficultés et prend les mesures nécessaires

 

Par son attitude et son comportement, le Chef de Projet doit inspirer la confiance vis à vis de ses responsables. Il doit aussi faire preuve de :

-         Intégrité : Afin de juger les personnes sur leur travail,

-         Ouverture :

o      Pour comprendre les problèmes des gens et les conseiller,

-         Disponibilité,

-         Fermeté,

-         Cohérence dans ses décisions :

o      Présence d'une ligne directrice

 

le Chef de Projet doit pouvoir rendre compte de l'état de son projet sur les :

-         Points clef du projet :

o      Temps, objectifs et état financier,

-         Difficultés rencontrées,

-         Demandes de modifications argumentées :

o      Amélioration de l'objectif initial,

o      Suite à des circonstances extérieures au projet (aléas);

o      Erreurs dues à l'équipe de projet.

 

On peut dire que l’action du chez de projet est en deux phases

-         Préparation et montage du projet (effectué par la même équipe):

o      Définition de l'objectif,

o      Définition des moyens,

o      Définition du délai.

-         Exécution.

 

4. Les outil de gestion du projet

 

Afin de gérer un projet il existe de nombreux outils parmi eux on peut citer :

-         La Méthode GUT

-         Les Diagrammes de

o      PERT

o      GANT

-         …

 

Ces outils font l’objet d’articles à venir.